Gadget per congressi personalizzati

Un congresso non ha un solo pubblico, ma quattro tipologie di destinatari. Dopo oltre 10 anni di esperienza nella gestione di ordini per congressi e fiere, abbiamo potuto constatare che il merchandising più efficace è quello che prevede una suddivisione del budget in base al profilo del destinatario, invece di scegliere un unico articolo destinato a tutti.

Ad esempio, per i partecipanti è fondamentale prevedere un numero elevato di unità mantenendo un costo unitario contenuto. Per questo motivo, penne, quaderni promozionali, borse in tessuto e portachiavi personalizzati rappresentano soluzioni particolarmente adatte.
Inoltre, si tratta di articoli che possono essere utilizzati già durante lo svolgimento dell’evento.

Diversamente, per relatori e VIP è consigliabile puntare su omaggi con un valore unitario più elevato, considerando che il numero necessario sarà generalmente compreso tra 10 e 40 articoli, a seconda del congresso. In questi casi è preferibile scegliere regali tecnologici o articoli da scrivania con finiture premium, presentati in confezioni curate. In questo modo, la consegna del regalo diventa un momento più personale e anche il packaging contribuisce a valorizzarne la percezione.

Per lo staff e l’organizzazione, invece, lanyard, porta badge e abbigliamento identificativo hanno una funzione principalmente operativa, più che promozionale. L’obiettivo è permettere a tutti i partecipanti di riconoscere facilmente, durante il congresso, le persone incaricate di fornire supporto o risolvere eventuali problemi.

Infine, per il proprio stand è necessario adottare un approccio diverso: il regalo non deve essere visto semplicemente come un omaggio, ma come un elemento capace di attirare l’attenzione e favorire il contatto. Funzionano meglio i prodotti che stimolano un’interazione di circa 30 secondi, come ad esempio articoli da scrivania piantabili o dispositivi con tecnologia di ricarica solare.

Guida per definire correttamente il numero di unità

Sbagliare la quantità di prodotti necessari è senza dubbio uno degli errori più costosi che si possano commettere. Per questo motivo abbiamo raccolto alcuni suggerimenti utili per aiutarti a evitare questo problema:

• Borsa di benvenuto (consegna garantita a ogni iscritto): numero di iscritti + 5-8%. Questo margine consente di coprire le iscrizioni dell’ultimo momento, la presenza di eventuali accompagnatori e il materiale che potrebbe danneggiarsi durante le fasi di allestimento. In questo tipo di consegna, inoltre, una borsa pubblicitaria permette di raccogliere tutto il materiale del congresso in un unico kit facilmente distribuibile.
• Prodotto consegnato allo stand (consegna non garantita): tra il 30% e il 50% del numero totale dei partecipanti al congresso, non in base alla capienza della sala. Nessuno visita tutti gli stand.
• Relatori e VIP: numero esatto + 3 unità di riserva.

Un aspetto poco intuitivo da considerare: negli articoli personalizzati, raddoppiare la quantità ordinata quasi mai significa raddoppiare il prezzo. Il costo della preparazione della personalizzazione, infatti, è generalmente fisso e viene distribuito sul totale delle unità. Per questo motivo, prima di ridurre il quantitativo, è consigliabile richiedere un preventivo per due diverse quantità: scoprirai che, per molti prodotti, aumentare l’ordine incide sul prezzo molto meno di quanto si possa immaginare, e il materiale rimanente potrà essere utilizzato per il prossimo evento.

In Gift Campaign disponiamo di un ampio catalogo di regali per eventi aziendali, ideali per essere distribuiti durante congressi e convention. Questa ampia scelta si traduce in una grande varietà di fasce di prezzo, che ci consente di adattarci alle esigenze e alle possibilità di ogni azienda e campagna. Il nostro consiglio è di definire il budget e la tipologia di regalo partendo dal costo per partecipante che puoi sostenere.

• Meno di 2 € per partecipante: penne con logo, portachiavi, quaderni base, borse in tessuto leggere o dolci con logo aziendale. È la fascia tipica dei congressi con un elevato numero di partecipanti. In questo caso, è consigliabile privilegiare utilità, semplicità di distribuzione e contenimento del costo unitario.
• Tra 2 € e 8 €: è la fascia che offre il miglior rapporto tra investimento e risultato per la maggior parte dei congressi professionali. Permette di scegliere borracce riutilizzabili, quaderni con copertina rigida, zaini con cordini o set combinati. È anche la fascia in cui inizia ad avere senso puntare su prodotti sostenibili certificati, particolarmente apprezzati nei congressi dei settori sanitario, educativo e della pubblica amministrazione.
• Più di 8 €: fascia riservata a relatori, sponsor e contatti qualificati. Include power bank, auricolari, altoparlanti con logo, articoli da scrivania e set presentati in confezioni regalo.

Se sei indeciso se distribuire il budget tra tutti i partecipanti o concentrarlo su un gruppo più ristretto, il nostro consiglio è chiaro: è preferibile offrire un regalo di qualità a 200 persone piuttosto che un omaggio mediocre a 1.000, a meno che l’obiettivo sia esclusivamente aumentare la visibilità del brand all’interno della sala.

Consigli dell’esperto: cosa funziona e cosa evitare durante un congresso

Dopo anni di esperienza nella preparazione di materiali per congressi destinati ad aziende di 7 mercati europei, abbiamo imparato che il miglior merchandising per eventi non è necessariamente quello più richiesto, ma quello in grado di risolvere un’esigenza concreta.

Cosa funziona:

Puntare su prodotti utili e immediatamente utilizzabili durante l’evento, come borracce riutilizzabili, quaderni con penna o borse resistenti, perché permettono al tuo brand di essere presente nei corridoi, durante le sessioni e nei momenti di interazione tra i partecipanti. Per i profili VIP, la chiave è scegliere regali dall’utilità concreta, come un power bank quando la batteria dello smartphone si esaurisce, creando un impatto positivo immediato.

Cosa non consigliamo (anche se spesso ci vengono richiesti):

Articoli ingombranti o pesanti, difficili da trasportare nel bagaglio a mano e che spesso finiscono dimenticati in hotel. Sconsigliamo inoltre di ridurre la qualità per aumentare la quantità, perché un prodotto che si rompe comunica inevitabilmente un’immagine negativa del brand. Infine, evitiamo gli alimenti non adeguatamente gestiti, poiché negli eventi di più giorni possono creare problemi legati alla conservazione e alla gestione degli allergeni.

La data di un congresso viene generalmente definita con molti mesi di anticipo. Nonostante ciò, spesso riceviamo richieste urgenti a causa di una pianificazione non adeguata delle tempistiche. Per questo motivo, consigliamo di considerare la data dell’evento come una vera e propria scadenza da cui partire a ritroso, anche per organizzare l’acquisto dei regali e del merchandising.

8-10 settimane prima

Analizza le diverse opzioni, seleziona il prodotto o i prodotti più adatti alle tue esigenze e richiedi un preventivo insieme al campione virtuale. Questo margine di tempo, particolarmente importante per gli ordini di grandi quantità, ti permetterà di apportare eventuali modifiche e correzioni prima dell’avvio della produzione.

4-5 settimane prima

È una tempistica adeguata per un ordine standard. La consegna della maggior parte degli articoli personalizzati viene completata entro un massimo di 10 giorni lavorativi, ma è comunque consigliabile prevedere un margine aggiuntivo per la verifica del campione virtuale, eventuali richieste di modifica e la spedizione alla destinazione finale.

2 settimane prima

È ancora possibile procedere con prodotti disponibili a magazzino e spedizione express (con eventuale costo aggiuntivo indicato prima della conferma dell’ordine). Tuttavia, consigliamo di evitare di arrivare a questo punto per ridurre i rischi.

Meno di 1 settimana

Possibile solo per articoli molto specifici. Contattaci e ti indicheremo quali prodotti possono essere consegnati in tempo. Prima di avviare la produzione di qualsiasi ordine, inviamo un campione virtuale con il tuo logo applicato sul prodotto. Nessun ordine viene messo in produzione senza la tua approvazione dell’immagine: questo controllo permette di evitare che 1.000 unità vengano consegnate con il logo non centrato o con un colore diverso da quello selezionato.

Perché offrire regali durante i congressi

Integrare il merchandising nella strategia di una fiera o di una convention significa andare ben oltre la semplice distribuzione di un omaggio promozionale: rappresenta un investimento ad alto impatto per il tuo brand.

Da un lato, i regali aziendali funzionano come un efficace strumento di attrazione, in grado di avvicinare i partecipanti al tuo stand e di creare un naturale punto di partenza per instaurare conversazioni commerciali in modo spontaneo e fluido.

Dall’altro lato, dal punto di vista dell’immagine aziendale, gli articoli personalizzati con la tua identità di marca aumentano la visibilità e rafforzano il ricordo del brand, accompagnando il partecipante sia durante l’evento sia nella sua vita quotidiana successiva.