In un evento internazionale, anche la scelta degli oggetti destinati ai partecipanti può incidere sulla gestione delle attività. I materiali consegnati devono infatti rispondere a esigenze pratiche, soprattutto quando sono previsti diversi momenti di incontro e spostamenti tra le varie attività.
In occasione dell’evento dedicato agli studenti della ESCP Business School, la collaborazione tra Gift Campaign e Regatta ESCP ha portato alla realizzazione di tote bag personalizzate da inserire nel welcome kit. Un articolo pensato per accompagnare gli studenti durante la manifestazione, ma anche per mantenere una propria utilità una volta conclusa.
· Un welcome kit pensato per i partecipanti
Le shopper personalizzate sono state distribuite al momento del check-in, insieme ai gadget e agli omaggi messi a disposizione da alcuni sponsor. In questo modo, gli studenti hanno avuto a disposizione una soluzione pratica per raccogliere e trasportare il materiale ricevuto durante l’evento.
La scelta è stata orientata dalla praticità e dalla possibilità di riutilizzare la borsa anche al di fuori della manifestazione. Come spiegato dagli organizzatori, l’obiettivo era offrire qualcosa di utile durante l’evento e nella vita di tutti i giorni, lasciando al tempo stesso un ricordo concreto dell’esperienza.
Questa esigenza ha reso la tote bag una soluzione coerente con le necessità dei partecipanti: un oggetto semplice, funzionale e non vincolato a un utilizzo occasionale.
· La selezione del prodotto: valutare prima di scegliere
Individuare un articolo adatto a un evento significa considerare non soltanto la sua funzione, ma anche le caratteristiche del prodotto e la sua effettiva adeguatezza alle esigenze degli organizzatori.
In questo caso, il team ha potuto visionare campioni di diversi modelli prima di effettuare l’ordine, confrontandone le caratteristiche e la qualità percepita. Come emerge dalla testimonianza, la possibilità di esaminare fisicamente le alternative ha facilitato l’individuazione della soluzione più adatta alle esigenze della manifestazione.
Gli organizzatori hanno inoltre espresso un giudizio positivo sull’assistenza ricevuta durante il processo di acquisto, sottolineando la disponibilità del servizio clienti e il supporto nelle diverse fasi, dalla scelta del modello alla gestione della fornitura.
Sono aspetti che, nella preparazione di una fornitura destinata a un evento, possono incidere sulla qualità complessiva dell’esperienza d’acquisto: valutare direttamente un prodotto e poter contare su un interlocutore disponibile aiuta a prendere decisioni più consapevoli.
· Un omaggio che ha trovato utilizzo anche dopo l’evento
Il riscontro degli organizzatori è stato positivo: gli studenti hanno apprezzato un articolo utile e riutilizzabile, che ha accompagnato le attività della manifestazione.
Tra gli episodi riportati dal team, ce n’è uno che racconta bene la destinazione d’uso del prodotto: al termine dell’evento, diversi partecipanti continuavano a utilizzare la propria tote bag durante il viaggio di ritorno, anche mentre si dirigevano in aeroporto.
Questo dettaglio mostra come l’utilità di un articolo personalizzato possa proseguire oltre il contesto per cui è stato scelto. Nel caso di un evento, un prodotto funzionale non si limita a contenere i materiali consegnati, ma può continuare a essere utilizzato anche una volta terminata la manifestazione.
Nel caso di Regatta, la tote bag ha risposto a un’esigenza pratica durante la manifestazione, trovando poi un impiego anche al di fuori del suo contesto iniziale. Un risultato che sottolinea il valore di scegliere articoli pensati non soltanto per l’occasione, ma anche per le persone che li utilizzeranno.