Gli eventi all’aperto stanno diventando sempre più popolari – e non è un caso. Offrono alle aziende e ai brand l’opportunità di connettersi con il proprio pubblico, clienti e collaboratori in un ambiente più naturale, informale e coinvolgente.
Gli spazi esterni offrono infinite possibilità, soprattutto durante la primavera e l’estate, quando le temperature sono più miti e le giornate ricche di luce naturale. Che si tratti di giornate aziendali, fiere promozionali o celebrazioni informali, scegliere la location giusta all’aperto può garantire il successo dell’evento.
· Perché scegliere gli spazi aperti per i tuoi eventi?
Organizzare eventi all’aperto porta numerosi vantaggi, sia dal punto di vista organizzativo che emotivo e d’immagine.
Da un lato, l’atmosfera rilassata e autentica stimola la partecipazione spontanea e facilita l’interazione tra le persone. È l’ambiente ideale per costruire relazioni genuine, lontano dalla formalità di uffici e sale riunioni.
Dall’altro lato, gli spazi esterni offrono più libertà nella progettazione: puoi creare percorsi, aree tematiche, zone relax o attività di gruppo su misura per il tuo pubblico e i tuoi obiettivi, senza i limiti strutturali degli spazi chiusi.
A livello di comunicazione, gli eventi open air rafforzano valori come sostenibilità, benessere, connessione con la natura e vicinanza umana – aspetti sempre più apprezzati dai consumatori.
In più, puoi sfruttare a tuo vantaggio elementi naturali come luce solare, aria fresca e paesaggi, risparmiando su decorazioni e impianti. In molti casi, è proprio la location a diventare parte integrante dell’esperienza, rendendola ancora più memorabile.
Infine, gli eventi all’aperto offrono maggiore visibilità. Sono più “fotogenici”, quindi facilmente condivisibili sui social, raggiungendo così un pubblico molto più ampio.
· Come organizzare un evento all’aperto: 7 consigli fondamentali
Organizzare un evento all’aperto richiede una buona pianificazione. Ecco sei aspetti da non trascurare:
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Scegli bene lo spazio
Assicurati che il luogo in cui organizzi l’evento risponda alle tue esigenze. Deve avere abbastanza capienza per i partecipanti, offrire ambienti adatti all’obiettivo che vuoi raggiungere e, se possibile, disporre di un’area esterna anche durante l’inverno. Per trovare la location perfetta ti consigliamo di usare i portali specializzati, che grazie ai filtri ti aiuteranno a restringere la ricerca e individuare il posto ideale. -
Tieni conto del meteo
Il tempo è imprevedibile: controlla sempre le previsioni e prepara un piano B. In caso di caldo intenso, prevedi ombra, ventilatori o nebulizzatori; in caso di freddo, opta per tende, riscaldatori o coperte. Essere pronti fa la differenza tra successo e disastro. -
Cura il comfort degli ospiti
Offri acqua fresca, snack, sedute comode per tutti e – se necessario – protezione solare o plaid. L’attenzione ai dettagli dimostra professionalità e lascia un’impressione positiva. -
Presta attenzione a estetica e aspetti tecnici
Luci, suoni e decorazioni devono essere adatti all’esterno: resistenti a pioggia e vento. Un’illuminazione calda, un buon impianto audio e una segnaletica chiara possono trasformare un luogo qualsiasi in uno spazio ricco di significato. -
Gestisci bene logistica e permessi
Assicurati che l’accesso sia comodo e inclusivo, che ci siano abbastanza bagni (anche portatili), punti di raccolta rifiuti e un servizio di sicurezza adeguato. Se usi uno spazio pubblico, ricordati di ottenere tutti i permessi in anticipo. -
Sorprendi con un kit regalo
Un kit personalizzato con gadget utili fa sentire speciali i partecipanti, migliora l’esperienza e rafforza l’identità del tuo brand. Un buon packaging e una selezione coerente possono trasformare un semplice omaggio in un ricordo prezioso. -
Rispetta l’ambiente
Gli eventi open air sono perfetti per dimostrare il tuo impegno sostenibile. Usa stoviglie compostabili, bottiglie riutilizzabili, segnaletica ecologica e contenitori per la raccolta differenziata. Scegli fornitori locali e assicurati che tutto sia pulito a fine evento.
· Che tipo di eventi si prestano meglio agli spazi esterni?
Quasi ogni evento può svolgersi all’aperto, purché adattato alle condizioni del luogo. Tuttavia, ci sono alcune occasioni che sembrano nate per svolgersi sotto il cielo aperto.
Pensiamo, per esempio, alle giornate di team building o agli incontri aziendali informali. Il contesto esterno si presta perfettamente a questo tipo di attività, perché favorisce la coesione del gruppo attraverso giochi di squadra, percorsi a ostacoli, attività sportive o laboratori creativi. Uscire dagli schemi della routine quotidiana, lontano dalla scrivania e dalla pressione dell’ufficio, permette di rilassarsi e comunicare in modo più autentico.
Sempre più spesso anche i lanci di prodotto o le campagne promozionali scelgono ambientazioni all’aperto. L’atmosfera è più sensoriale, coinvolgente, meno rigida. In questo modo, ciò che il brand vuole comunicare si associa facilmente a emozioni positive e memorabili.
Non mancano poi eventi che da sempre vivono all’esterno: fiere di settore, mercatini artigianali, festival musicali o manifestazioni gastronomiche. In queste occasioni non solo si promuove un prodotto o un’idea, ma si crea anche valore per la comunità, animando la città e attirando un pubblico più ampio. Il contesto aperto trasmette accessibilità e inclusività, e incoraggia il contatto diretto tra pubblico e realtà espositrici.
Un altro ambito naturalmente legato agli spazi aperti è quello degli eventi sportivi, come tornei, gare, giornate fitness o attività dedicate al benessere. Per queste iniziative serve spazio, ma anche flessibilità logistica per accogliere i partecipanti, predisporre punti ristoro, aree di primo soccorso e zone per il pubblico.
Anche gli eventi istituzionali – come anniversari, premiazioni, cerimonie commemorative o omaggi – trovano negli ambienti all’aperto una cornice capace di trasmettere calore e vicinanza. Che si tratti di un giardino aziendale o di uno spazio pubblico ben allestito, questi eventi risultano più accoglienti e lasciano un’impressione più umana.
Infine, non possiamo dimenticare un formato sempre più diffuso: gli eventi aziendali dedicati alle famiglie. Queste giornate sono pensate per accogliere anche i familiari dei dipendenti, con picnic, barbecue, giochi per bambini e attività per tutte le età. Oltre a creare un’atmosfera di festa, rafforzano il senso di appartenenza e la motivazione delle persone che lavorano in azienda.
· Idee di merchandising per eventi all’aperto
Quando si organizza un evento all’aperto, ogni dettaglio è un’opportunità per comunicare i valori del brand. Il merchandising gioca un ruolo chiave: non è solo un regalo per i partecipanti, ma uno strumento efficace per trasmettere professionalità, attenzione e coerenza.
Gli articoli più adatti sono quelli utili, personalizzati con il logo aziendale, pensati per migliorare l’esperienza dell’evento e, allo stesso tempo, restare nella memoria del pubblico anche dopo la fine della giornata.
Ecco una selezione di prodotti indispensabili per un evento open air davvero riuscito:
- Bicchieri riutilizzabili: ideali per servire le bevande: possono essere distribuiti con il drink di benvenuto, posizionati sui tavoli o usati nei punti ristoro. Sono pratici, sostenibili e assicurano una visibilità continua del logo, presente in mano a ogni partecipante.
- Borracce e thermos: ottimi da regalare all’inizio dell’evento o da includere nei kit di benvenuto. Comunicano attenzione al benessere e all’ambiente, mantengono le bevande fresche in estate e calde in inverno, e favoriscono una corretta idratazione.
- Cappellini o cappelli di paglia: proteggono dal sole, creano coesione visiva tra i partecipanti e aumentano l’impatto del brand nelle foto e nei video. I cappellini donano un tocco sportivo, mentre i cappelli di paglia personalizzati aggiungono un’estetica festiva e originale.
- Coperte: perfette per eventi serali o stagionali. Possono essere posizionate sulle sedute o distribuite all’occorrenza. Trasmettono calore e comfort, collegando il brand a sensazioni positive e accoglienti.
- Ventagli: un grande classico per gli eventi estivi all’aperto. Pratici, leggeri e con un’ampia area stampabile, vengono spesso riutilizzati, prolungando l’effetto comunicativo dell’evento.
- Accessori da picnic: se è previsto cibo all’aperto, non possono mancare posate compostabili, tovaglie personalizzate o borse termiche. Rendono l’esperienza più comoda, trasmettono attenzione ai dettagli e rafforzano l’identità ecologica del marchio.
- Barbecue personalizzati: se l’evento include una grigliata, anche gli strumenti di cottura possono diventare branding. Personalizzare le griglie rende il momento conviviale ancora più memorabile.
- Sedie pieghevoli: offrono comfort durante giornate lunghe e assicurano che tutti abbiano un posto dove sedersi e rilassarsi. Inoltre, garantiscono un’elevata esposizione del logo, sempre ben visibile.
- Giochi, palloni o frisbee: perfetti per animare eventi familiari o attività di team building. Stimolano il gioco libero, la socializzazione e creano un’atmosfera divertente, informale e coinvolgente.
Se vuoi più tips, ti raccomandiamo di leggere questo articolo per avere idee originali per dei gadget per festival!
· E se preferisco un evento al chiuso?
La differenza principale è la prevedibilità. In spazi chiusi puoi controllare tutto: temperatura, luci, acustica. Ma l’ambiente risulta più formale e meno coinvolgente dal punto di vista visivo ed emotivo.
| Aspetto | All’aperto | Al chiuso |
| Ambiente | Naturale, rilassato, visivamente attraente | Formale, strutturato, controllato |
| Capienza | Flessibile, adatta a grandi numeri | Limitata dallo spazio disponibile |
| Meteo | Variabile, serve piano B | Stabile e prevedibile |
| Costi | Meno spese per illuminazione e clima | Maggiori spese per climatizzazione |
| Dinamica | Spontanea, libera, partecipativa | Programmata, guidata |
| Immagine del brand | Moderna, sostenibile, vicina al pubblico | Professionale, tecnica, istituzionale |
· Conclusione
Entrambe le soluzioni hanno i loro vantaggi. Tuttavia, se il tuo obiettivo è creare emozioni, generare visibilità e costruire relazioni autentiche, gli eventi all’aperto rappresentano un’opportunità unica per lasciare un’impronta duratura.