Nel mondo lavorativo frenetico di oggi, la gestione efficiente del tempo è diventata un fattore cruciale per la produttività e il successo personale. Con una miriade di compiti e responsabilità che competono per la nostra attenzione, disporre degli strumenti giusti può fare la differenza tra sentirsi sopraffatti e mantenere un equilibrio salutare.
* Il tempo che perdi in attività non produttive:
In media, ogni dipendente spende il 51% della sua giornata lavorativa in attività non produttive. Le cause più comuni di questa perdita di tempo sono:
- il pendolarismo inutile, le riunioni e le e-mail;
- un superiore passa il 72% della settimana lavorativa in riunioni e ha circa 37 riunioni a settimana;
- ogni dipendente perde, a causa delle distrazioni sul posto di lavoro, una media di 3 ore al giorno;
- ogni giorno i lavoratori dedicano 1,5 ore a compiti e riunioni che non sono rilevanti per il loro ruolo all’interno dell’azienda.
Esploriamo, quindi, alcuni dei migliori strumenti e applicazioni di gestione del tempo che possono aiutarti a mantenere la concentrazione e l’organizzazione nella tua routine lavorativa quotidiana.
* Gli strumenti essenziali per una gestione efficace del tempo
1. Google Calendar
Google Calendar è uno strumento essenziale per la gestione del tempo. Puoi programmare eventi, impostare promemoria e condividere calendari con colleghi. Inoltre Google Calendar può aiutarti a raggiungere i tuoi propositi impostando degli obiettivi specifici, come dedicare del tempo a un progetto specifico o una consegna precisa. L’app, attraverso l’apprendimento automatico, ti pianificherà automaticamente l’attività a orari ottimali.
È integrato con Gmail, quindi riceverai automaticamente eventi correlati alle riunioni, viaggi di lavoro e altro ancora. Per di più, è possibile integrare il calendario con altre applicazioni, come Google Meet, per semplificare la pianificazione delle riunioni online.
Normalmente Google è uno strumento gratuito per tutti, ma per le aziende che hanno bisogno di molto spazio per conservare i loro dati o fare video chiamate con più persone e tantissimi altri servizi speciali, ci sono vari piani a pagamento.
2. Asana
È una piattaforma di gestione dei progetti che consente ai team di organizzare attività, stabilire scadenze e collaborare in modo efficace. Con la sua interfaccia intuitiva, puoi creare elenchi di attività, assegnarle ai membri del team e monitorarne il progresso. Asana offre anche funzioni di calendario e diagrammi di Gantt, semplificando la pianificazione e la prioritizzazione delle attività.
La versione gratuita di Asana è disponibile per team fino a 15 membri. Tuttavia, per le organizzazioni più grandi o per coloro che desiderano funzioni avanzate e un’assistenza dedicata, Asana offre piani a pagamento con funzionalità aggiuntive.
3. Evernote
Evernote è un’applicazione progettata per prendere appunti, organizzare il lavoro, gestire le attività e creare promemoria. Questa app consente agli utenti di creare note, che possono essere testo, disegni, fotografie o contenuti web salvati.
Evernote è una delle app più popolari per scaricare e conservare un archivio digitale di informazioni importanti.
Il piano basic è gratuito. Tuttavia, per chi è alla ricerca di funzioni avanzate, è disponibile una versione a pagamento chiamata Evernote Premium, che offre vantaggi come un maggiore spazio di archiviazione, la possibilità di commentare documenti condivisi, la ricerca avanzata nei documenti PDF, ecc.
4. Trello
Trello è una potente piattaforma visuale progettata per la gestione delle attività in base al tuo programma. Con Trello, puoi creare “bacheche” dedicate a diversi programmi e organizzare le attività utilizzando delle “schede” mobili tra liste personalizzate. Questa visuale unica consente di avere tutto il flusso di lavoro a vista e monitorare l’avanzamento delle attività, contribuendo notevolmente a migliorare la collaborazione e la gestione del tempo.
Anche se all’inizio può risultare un po’ complicato capire come utilizzare questa applicazione, in realtà, una volta imparate le basi, risulterà facile da utilizzare e ti offre anche flessibilità.
Dispone di un piano gratuito e altri 3 a pagamento con strumenti di lavoro più professionali, in base alle tue esigenze.
5. Pomodoro Timer
Il Pomodoro Timer è una tecnica di gestione del tempo sviluppata da Francesco Cirillo negli anni ’80. Questa tecnica è stata ideata per migliorare la concentrazione e la produttività suddividendo il tempo in intervalli di lavoro focalizzato, chiamati “Pomodori“, seguiti da brevi pause.
Il nome “Pomodoro” deriva da un timer da cucina a forma di pomodoro che Cirillo utilizzava quando era studente universitario per gestire il suo tempo di studio. La sua idea era quella di dividere il lavoro in blocchi di tempo concentrato, di solito della durata di 25 minuti, seguiti da una pausa breve di 5 minuti.
Sulla base di questa tecnica sono state sviluppate varie applicazioni, che potrai scaricare facilemente. Le più usate sono: Pomodoro Timer, Focus To Do e Focus Booster, tutte gratuite.
6. RescueTime
È un’applicazione progettata per monitorare automaticamente la vostra attività online. Fornisce rapporti dettagliati su quali applicazioni e siti web ti assorbono più tempo, consentendoti di identificare distrazioni e aree di miglioramento. Con queste informazioni, potrai riorganizzare meglio la giornata ed essere più produttivo.
In poche parole è una piattaforma che calcola e valuta il tempo che passate al computer, è importante però essere coscienti di un particolare essenziale: questa piattaforma vede tutto quello che fate al pc, diciamo che le darai il permesso per spiarti.
Offre un prova gratuita di due settimane, ma normalmente il costo mensile è all’incirca di 12€.
7. Post-it
Se non sei un amante della tecnologia e hai bisogno di scriverti tutto quello che devi fare, puoi sempre affidarti alle care vecchie agende o ai post-it personalizzati.
Utilizzando post-it di colori differenti puoi differenziare le cose da fare in base all’urgenza o alla tipologia di attività. Ad esempio, tutte le riunioni puoi scriverle sui post-it di colore verde, le consegne urgenti su quelli rosa e il resto sui gialli, in modo da avere, già a una prima occhiata, uno schema chiaro e organizzato della settimana o del mese, sulla tua scrivania.
* Conclusioni
Questi sono i nostri consigli, ma considerate che la gestione del tempo è più che altro uno stato mentale soggettivo. Un metodo che può essere efficiente per te, può non esserlo per un altra persona, per cui occorre scoprire gli strumenti e dei metodi che meglio si adattano al proprio stile di lavoro e alle proprie esigenze individuali. Che preferisci una tecnica con il timer, un’applicazione per il tracciamento delle attività o una piattaforma di gestione dei progetti, le opzioni che hai a disposizione sono abbondanti. Per cui sperimenta diverse soluzioni e scopri quali ti aiutano a mantenere la concentrazione, a ridurre lo stress e a ottenere di più durante la tua giornata lavorativa.
Ricorda che la gestione del tempo è una competenza che si sviluppa nel tempo e con la pratica costante. Approfitta di questi strumenti per rendere la tua giornata lavorativa più produttiva e appagante!
Hai mai utilizzato una di queste applicazioni? Ne utilizzi un’altra? Raccontaci la tua nella sezione commenti, siamo curiosi di sapere come organizzate le vostre giornate.