Nel mondo lavorativo frenetico di oggi, organizzare la propria giornata in modo efficiente è diventato un fattore chiave per mantenere produttività e benessere. Con oltre la metà del tempo lavorativo medio sprecato in attività non produttive — tra riunioni inutili, e-mail, distrazioni e compiti non pertinenti — è fondamentale dotarsi di strumenti che aiutino a gestire meglio il tempo e le priorità.
Grazie a strumenti di gestione del tempo e produttività, pensati per l’organizzazione personale e il lavoro di team, è possibile costruire una routine più ordinata, concentrata e meno stressante. In questo articolo ti presentiamo 7 strumenti per ottimizzare la tua giornata lavorativa.
· Gli strumenti essenziali per l’organizzazione del lavoro e del tempo
1. Google Calendar
Google Calendar è uno degli strumenti più utilizati per organizzare la giornata lavorativa. Puoi programmare eventi, impostare promemoria e condividere calendari con colleghi. Inoltre Google Calendar può aiutarti a raggiungere i tuoi propositi impostando degli obiettivi specifici, come dedicare del tempo a un progetto specifico o una consegna precisa. L’app, attraverso l’apprendimento automatico, ti pianificherà automaticamente l’attività a orari ottimali.
È integrato con Gmail, quindi riceverai automaticamente eventi correlati alle riunioni, viaggi di lavoro e altro ancora. Per di più, è possibile integrare il calendario con altre applicazioni, come Google Meet, per semplificare la pianificazione delle riunioni online.
Normalmente Google è uno strumento gratuito per tutti, ma per le aziende che hanno bisogno di molto spazio per conservare i loro dati o fare video chiamate con più persone e tantissimi altri servizi speciali, ci sono vari piani a pagamento.
2. Asana
Asana è una piattaforma di gestione dei progetti che consente ai team di organizzare attività, stabilire scadenze e collaborare in modo efficace. Con la sua interfaccia intuitiva, puoi creare elenchi di attività, assegnarle ai membri del team e monitorarne il progresso. Asana offre anche funzioni di calendario e diagrammi di Gantt, semplificando la pianificazione e la prioritizzazione delle attività.
La versione gratuita di Asana è disponibile per team fino a 10 membri. Tuttavia, per le organizzazioni più grandi o per coloro che desiderano funzioni avanzate e un’assistenza dedicata, Asana offre piani a pagamento con funzionalità aggiuntive.
3. Evernote
Evernote è un’applicazione progettata per prendere appunti, organizzare il lavoro, gestire le attività e creare promemoria. Questa app consente agli utenti di creare note, che possono essere testo, disegni, fotografie o contenuti web salvati.
È una delle app più popolari per scaricare e conservare un archivio digitale di informazioni importanti.
Il piano basic è gratuito. Tuttavia, per chi è alla ricerca di funzioni avanzate, è disponibile una versione a pagamento chiamata Evernote Premium, che offre vantaggi come un maggiore spazio di archiviazione, la possibilità di commentare documenti condivisi, la ricerca avanzata nei documenti PDF, ecc.
4. Notion
Notion è una piattaforma all-in-one estremamente versatile progettata per la gestione delle attività, l’organizzazione dei progetti e la collaborazione in team. Con Notion, puoi creare pagine personalizzabili che includono elenchi di cose da fare, calendari, tabelle, bacheche in stile Kanban e molto altro, tutto all’interno di un’interfaccia intuitiva e flessibile.
Anche se all’inizio può risultare un po’ complicato capire come utilizzare questa applicazione, in realtà, una volta imparate le basi, risulterà facile da utilizzare e ti offre anche flessibilità.
Dispone di un piano gratuito e altri 3 a pagamento con strumenti di lavoro più professionali, in base alle tue esigenze.
5. Pomodoro Timer
Il Pomodoro Timer è una tecnica di gestione del tempo sviluppata da Francesco Cirillo negli anni ’80. Questa tecnica è stata ideata per migliorare la concentrazione e la produttività suddividendo il tempo in intervalli di lavoro focalizzato, chiamati “Pomodori“, seguiti da brevi pause.
Il nome “Pomodoro” deriva da un timer da cucina a forma di pomodoro che Cirillo utilizzava quando era studente universitario per gestire il suo tempo di studio. La sua idea era quella di dividere il lavoro in blocchi di tempo concentrato, di solito della durata di 25 minuti, seguiti da una pausa breve di 5 minuti.
Sulla base di questa tecnica sono state sviluppate varie applicazioni, che potrai scaricare facilemente. Le più usate sono: Pomodoro Timer, Focus To Do e Focus Booster, tutte gratuite.
6. RescueTime
È un’applicazione progettata per monitorare automaticamente la tua attività online. Fornisce rapporti dettagliati su quali applicazioni e siti web ti assorbono più tempo, consentendoti di identificare distrazioni e aree di miglioramento. Con queste informazioni, potrai riorganizzare meglio la giornata ed essere più produttivo.
In poche parole è una piattaforma che calcola e valuta il tempo che passi al computer, è importante però essere coscienti di un particolare essenziale: questa piattaforma vede tutto quello che fai al pc, diciamo che le darai il permesso per spiarti.
Offre un prova gratuita di due settimane, ma normalmente il costo mensile è all’incirca di 12€.
7. Post-it
Se non sei un amante della tecnologia e hai bisogno di scriverti tutto quello che devi fare, puoi sempre affidarti alle care vecchie agende o ai post-it personalizzati.
Utilizzando post-it di colori differenti puoi differenziare le cose da fare in base all’urgenza o alla tipologia di attività. Ad esempio, tutte le riunioni puoi scriverle sui post-it di colore verde, le consegne urgenti su quelli rosa e il resto sui gialli, in modo da avere, già a una prima occhiata, uno schema chiaro e organizzato della settimana o del mese, sulla tua scrivania.
· Conclusione
Questi sono i nostri consigli, ma considera che la gestione del tempo è più che altro uno stato mentale soggettivo. Un metodo che può essere efficiente per te, può non esserlo per un altra persona, per cui occorre scoprire gli strumenti e dei metodi che meglio si adattano al proprio stile di lavoro e alle proprie esigenze individuali. Che preferisci una tecnica con il timer, un’applicazione per il tracciamento delle attività o una piattaforma di gestione dei progetti, le opzioni che hai a disposizione sono abbondanti. Per cui sperimenta diverse soluzioni e scopri quali ti aiutano a mantenere la concentrazione, a ridurre lo stress e a ottenere di più durante la tua giornata lavorativa.
Ricorda che la gestione del tempo è una competenza che si sviluppa nel tempo e con la pratica costante. Approfitta di questi strumenti per rendere la tua giornata lavorativa più produttiva e appagante!
Hai mai utilizzato una di queste applicazioni? Ne utilizzi un’altra? Raccontaci la tua nella sezione commenti, siamo curiosi di sapere come organizzi le tue giornate.